그룹웨어란 작업자들이 한 공간에 머물러 있지 않아도 협력하여 일할 수 있도록 지원해주는 소프트웨어 혹은 서비스를 말한다. 그룹웨어의 효시는 전자결재 시스템이었지만 현재는 이메일, 메신저, 파일 공유 등 업무 효율성을 높이기 위한 여러 기능이 추가된 형태로 발전되었다.
현재 사용할 수 있는 한국식 그룹웨어는 많이 있지만 이 글에서 다우오피스를 소개하는 이유는 한국식 기업 문화에 맞는 기능을 모두 제공함과 더불어 업무의 진행 상황을 편하게 관리할 수 있는 스크럼/칸반 보드 기능인 ToDO+를 제공하기 때문이다. 다우오피스에서 제공하는 기능들은 다음과 같다.
- 전자결재
- 이메일 서비스
- 근태관리
- 주소록
- 자료실
- 문서관리
- 출퇴근 체크
- ToDo+(협업을 위한 칸반/스크럼 보드)
- 메신저 기능
- 회의실 예약
- 캘린더
- 투표 기능
- 고객 관리
- 모바일 앱 지원
또한 클라우드 서비스 사용시 20인 기준 월 4만원(최초 설치비 5만원 1회 발생)이라는 저렴한 가격이 장점이다.
다우오피스에서 제공하는 ToDO+는 트렐로나 아사나 같은 외부 칸반 보드 서비스와 비교하면 상대적으로 적은 기능을 지원한다. 하지만 그룹웨어에 통합된 형태가 다른 그룹웨어 기능과의 연동이 편리하기 때문에 복잡한 업무 프로세스를 가진 조직이 아니라면 충분히 유용하게 사용할 수 있다. 그래서 이 글에서는 다우오피스의 ToDo+를 이용하여 칸반식 프로젝트 관리법에 대해 소개하려고 한다.
칸반
칸반은 작업자들에게 과도한 부하를 주지 않으면서 적시에 상품을 출시하도록 하는 업무 프로세스이다. 원래 칸반이란 의미는 일본어로 카드나 눈에 보이는 기록이라는 것을 뜻한다.
칸반은 업무 프로세스에서 작업의 순서를 통제하는데 사용되는 작업 큐 관리 기술로 볼 수 있다. 작업 흐름을 가속화하고 팀을 집중 시킬 수 있도록 워크플로우를 시각화하고 작업중인 일감의 갯수를 제한한다.
다음은 칸반의 중요한 규칙들 3가지이다.
- 1. 워크플로우 시각화
- 일을 작게 분한, 카드에 기록하여 보드에 게시
- 단계를 알 수 있도록 플로우별 단계 기록
- 칸반 보드를 통해 무엇이 누구에 의해 얼마 정도 진행되었고, 다음 작업을 위해 무엇이 필요한지, 병목이 어디인지를 파악할 수 있어 관리 오버헤드를 감소 시킨다.
- 2. 작업중인(Work In Progress) 일감 갯수 제한
- 워크프로우상에서 동시에 진행될 수 있는 항목을 제한
- 과도한 업무로 인해 개발자가 지치지 않도록 함. 생산성 유지
- 멀티태스킹 지양
- 일의 제한을 두어 더 적은 아이템을 더 빨리 만들어 내는 것에 집중
- 당김 방식으로 일처리를 하므로 병목이 생기면 일을 넘길 수 없어 지므로 모두 달라 붙어 병목을 해결해줘야 한다.
- 3. 리드타임 측정 및 워크플로우 최적화
- 한 항목을 완료하는데 걸리는 평균 시간을 계산하고 이를 토대로 워크플로우를 최적화 한다.
다우오피스에 포함된 칸반/스크럼 보드 소프트웨어인 ToDO+를 이용하여 해당 규칙들을 간단히 실천해 볼 수 있다.
ToDo+
ToDo+를 이용하려면 먼저 다우오피스 사이트를 생성해야 한다. 데모 사이트를 통해 미리 테스트를 해본 후 사용 여부를 선택하기 바란다.
다우오피스 데모 사이트 접속하기
다음 URL로 이동후 다음과 같이 기본 정보를 입력한다. 그리고 신청하기 버튼을 클릭한다.
http://daouoffice.com/consultdemo.jsp
신청하기 버튼을 클릭하면 신청이 완료되었다는 메시지가 뜬다. 좌측의 무료체험 섹션에 시작하기 버튼을 클릭한다.
시작하기 버튼을 클릭하면 데모체험 사이트 주소와 계정 정보가 출력되는 것을 확인할 수 있다.
사이트 로그인후 상단 메뉴에 ToDO+라는 메뉴를 클릭한다.
보드 생성
화면 좌측에 + 버튼을 클릭한다. 그리고 보드 이름을 입력한 후 확인 버튼을 클릭한다.
다음과 같이 기본 세팅된 작업열들이 생성된 칸반 보드를 확인할 수 있다.
좌측에 있는 메뉴 버튼을 클릭하여 공유설정 메뉴를 선택한다.
그리고 파업메뉴에서 해당 보드에 참여할 직원을 선택하여 추가한다.
작업열 생성과 작업 흐름
칸반식으로 작업 흐름을 관리하기 위해 다음 이름을 가진 열을 만든다.
- 백로그(Backlog) : 해야 하는 작업 카드들을 추가. 언젠가 해야 할 To do list를 의미한다. 추가 시점에 파악된 상세 사항 정도만 기술해 두면 된다. 일단 필요하다고 싶은 작업들을 추가하고 회의를 거쳐 실제로 실행할 일들을 Selected열로 이동시킨다.
- 선택(Selected) : 진행하기로 결정된 작업 카드는 작업자를 배정하고 해당 열로 이동 시킨다. 이때 대략적인 작업 완료 날짜를 설정한다. 완료 날짜는 참고 자료 정도로 생각한다.
- 진행(In Progress) : 작업자가 해당 작업을 진행하기 시작하며 해당 열로 이동 시킨다.
- 리뷰(Review) : 작업이 완료되면 In Progress에서 Review로 작업 카드를 이동 시킨다. 이때 해당 작업의 완료 여부를 판단할 관리자로 담당자명을 변경한다.
- 완료(Done) : 관리자는 Review열에서 자신의 이름으로 변경된 작업 카드를 확인하고 작업이 문제없이 끝났음을 확인하고 Done열로 작업카드를 이동 시킨다.
- 대기(Hold) : 대기 상황이 발생한 작업 카드는 해당 열로 이동시킨다.
- 취소(Cancelled) : 취소된 작업 카드는 해당 열로 이동 시킨다.
결론
ToDo+는 관리해야 하는 프로젝트의 규모가 중소규모라면 그룹웨어에 통합된 괜찮은 칸반 보드 솔루션이다. 하지만 다음과 같은 단점을 지니고 있으므로 적절한 판단이 필요하다.
- 작업 카드 필터링 기능의 부재
- 작업 카드가 많아지면 특정 인의 작업 진행 상황 체크가 힘들어진다.
- 작업 카드 완료일 만을 지정할 수 있다. 작업 시작일은 지정 불가
- 작업 카드의 소유자와 참조자를 구별하지 않는다.
